ChatGPT im Vertrieb: Wie KI-Tools dein Team entlasten, aber nicht ersetzen

Ein typischer Vertriebsalltag und seine versteckten Zeitfresser

Stell dir vor, du bist Vertriebsleiter oder Geschäftsführer eines Unternehmens mit einem kleinen bis mittelgroßen Vertriebsteam. Täglich laufen dutzende Aufgaben auf: Angebote erstellen, Follow-up-Mails schreiben, CRM-Einträge aktualisieren, Recherche zu potenziellen Kunden, Erarbeitung von Pitch-Texten, interne Abstimmungen.

Viele dieser Aufgaben sind kleinteilig und zeitintensiv. Sie erfordern Konzentration, kosten Fokus und fressen am Ende wertvolle Stunden.

Beispiel: Ein typischer Arbeitstag

9:00 Uhr: Kick-off im Team, Wochenziele besprechen

10:00 Uhr: Angebotserstellung für einen Kunden

11:00 Uhr: E-Mail-Nachfass zu alten Leads

13:00 Uhr: Recherche zu einem neuen Unternehmen

14:00 Uhr: Problem beim Kunden klären

15:30 Uhr: Internen Report für die GF schreiben

Allein für diese Aufgaben geht ein ganzer Arbeitstag drauf. Und das ist nur die Spitze des Eisbergs. Viele Teams sind überlastet, weil sie zu viel manuell erledigen.

Wie ChatGPT im Vertrieb konkret helfen kann

ChatGPT ist kein Zauberstab, aber ein verdammt gutes Werkzeug. Richtig eingesetzt, kann es Vertriebsprozesse beschleunigen, standardisierte Aufgaben vereinfachen und neue Ideen liefern.

Typische Anwendungsfelder von ChatGPT im Vertrieb:

• E-Mail-Formulierungen: Follow-ups, Nachfassmails, Begrüßungstexte
• Pitch-Texte und Einwände: Vorbereitung auf typische Kundeneinwände
• LinkedIn-Kommentare & Posts: Sichtbarkeit fördern, Kontakte pflegen
• Recherche-Unterstützung: Fragen zur Branche, Wettbewerbern, Zielgruppen
• Meeting-Notizen strukturieren: Zusammenfassen, clustern, übersetzen
• CRM-Pflege vorbereiten: Textbausteine, Lead-Beschreibungen, Aufgabenplanung

Mögliche Prompts mit echtem Mehrwert:

„Schreibe mir eine professionelle Follow-up-Mail für einen Kunden, der seit 2 Wochen nicht geantwortet hat.“

„Formuliere einen Social Selling Beitrag über die Vorteile von X für KMUs.“

„Gib mir 5 gute Fragen für ein Erstgespräch mit einem Entscheider aus der IT-Branche.“

„Erstelle einen kurzen Textbaustein für unser CRM, um den Lead XY zusammenzufassen.“

„Welche typischen Herausforderungen haben Vertriebsleiter in der Maschinenbaubranche?“

Grenzen und kritische Punkte

So hilfreich ChatGPT ist – es hat klare Grenzen. Vor allem bei:

• Branchenspezifischem Fachwissen
• Emotionale Tonalität und Zwischenmenschliches
• Kontextbezogene Antworten (z. B. bei langen E-Mail-Verläufen)
• Veraltete Daten: ChatGPT kennt keine aktuellen Entwicklungen, wenn es nicht darauf trainiert wurde
• Datenschutz: Keine sensiblen Kundendaten eingeben!

Wichtig: ChatGPT liefert Vorschläge. Der Mensch muss prüfen, anpassen und finalisieren. Es ersetzt nicht deine Erfahrung, dein Bauchgefühl oder deine Strategie. Aber es ist ein Turbo für deinen Alltag.

KI als Unterstützer – nicht als Ersatz

Wer ChatGPT richtig einsetzt, spart Zeit, erhöht die Qualität der Kommunikation und bringt Struktur in wiederkehrende Aufgaben. Aber es bleibt ein Werkzeug. Der Mensch macht den Unterschied.

Wenn du deine Prozesse im Vertrieb smarter aufstellen willst, aber nicht weißt, wo du anfangen sollst: Vielleicht ist genau das mein Job.